| Abi-Ball |
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| Geschrieben von Charlotte Jäckel | |
Die ChecklisteDer Abi-Ball muss gut vorbereitet sein. Am besten bildet sich dazu ein Komitee, das alle offenen Fragen und Ideen diskutiert. Wir haben eine Check-Liste zusammengestellt, die euch bei der Vorbereitung auf den ersten großen Ball des Lebens helfen soll.FinanzierungUm über ausrechend finanzielle Mittel zu verfügen, könnte man im Vorfeld kleinere Aktionen und Events an der Schule durchführen. Um das Geld zu sparen wird eine Abikasse, oder ein Konto angelegt.Aktionen Schüler können zum Beispiel selbst gebackenen Kuchen in den Schulpausen verkaufen. Schulbücher, die die Abgänger nicht mehr brauchen werden zu einem günstigen Preis angeboten, oder ein Basar/Flohmarkt wird auf dem Schulgelände organisiert. Kleine Events Hier bieten sich Themenabende an der Schule an, wie zum Beispiel eine Schülerdisko, ein Filmabend oder eine Theateraufführung, wenn es eine Theatergruppe gibt, sowie ein kleines Konzert der Schulband. Erlöse werden ebenfalls auf das Abikonto eingezahlt. Sponsoren/Partner Es kann um Spenden von den Kooperationspartnern der Schule, oder auch von längerfristigen Sponsoren, die jedes Jahr die Schule beim Abiball unterstützen gebeten werden. Falls es eine Schülerzeitung gibt, kann man eventuell eine extra Ausgabe zum Thema Abiball veröffentlichen und geeignete Anzeigenpartner finden, die eine Anzeige schalten wollen. Aber auch Sachspenden können helfen: - die Druckerei, bei der die T-Shirts, Flyer und Poster gedruckt werden - kleinere Unternehmen/Cafes/ Restaurants/Bäcker, die in unmittelbarer Nähe der Schule sind - Lieferanten, die täglich Getränke und Snacks zur Schule liefern TanzkursDa der Walzer zum Programm eines Abiballs traditionell dazugehört, kann im Vorfeld ein Tanzkurs in der Schule für den Ball organisiert werden, da sicherlich nicht alle Schüler (und eventuell deren Gäste) das Tanzbein schwingen können.Der Kurs könnte in der Sporthalle der Schule stattfinden. Um dabei Spenden zu sammeln, bietet es sich an Snacks, oder ein selbst vorbereitetes Buffet vorzubereiten, dass zu einem günstigen Preis an alle Teilnehmer verkauft wird. Muttis und Großmuttis helfen da bestimmt gern mit ihren Koch- und Backkünsten aus. GästeEinladungskarten, mit den jeweiligen Informationen zum Ort, Datum, Beginn, Ablauf werden erstellt.Für den Abiball sollten auch Eintrittskarten, zwischen 15 und 20 Euro, verkauft werden. Es muss geklärt werden, wie viele Leute zum Abiball kommen und wer wie viele Familienangehörige mitbringt. Dabei hilft ein Übersichtsplan, mit Namen des Schülers und seinen Begleitpersonen. Mit Hilfe dieses Plans kann auch eine Gästeliste erstellt werden. Beispielsweise besteht die Klasse aus 25 Schülerinnen und Schülern und jeder darf seine Familienangehörigen und zwei Freunde mitbringen. Des Weiteren werden alle Fachlehrer und die Schuldirektion eingeladen. Es sollte eine Anmeldefrist geben, zu der sich Freunde und Familie anmelden müssen. Überlegungswert wäre auch, ob man nach dem Rahmenprogramm und zur anstehenden After-Abi-Party mehreren Leuten Eintritt, zum halben Preis, gewährt. Die Abiturienten müssen natürlich keinen Eintritt zahlen. Gedanken sollte sich auch über die Sitzordnung gemacht werden. Gibt es nur eine Einzige, große Tafel, an dem alle Platz nehmen, oder mehrer, kleinere Tischgruppen, beispielsweise ein Tisch für zwei Schüler und deren Familie. Generell sollte vorab geklärt werden, wer neben wem sitzen, oder nicht sitzen möchte. LocationIm Vorfeld sollte eine gründliche Recherche durchgeführt, sowie ein Plan erstellt werden, mit Ansprüchen, Wünschen und Bedürfnissen der Schüler. Wo soll die Location sein? Wie viel Geld hat die Klasse zur Verfügung? Sollen Catering, Technik und DJ teilweise oder ganz inklusive sein, oder soll das selbst arrangiert werden?Für einen Ball mit Tanzeinlage empfiehlt sich ein großer Saal mit einem weiteren Raum, welche miteinander verbunden sind. Zum einen die Tafel, an der alle gemeinsam essen. In diesem Saal (mit offenem Übergang zum Anderen) sollte ausreichend Platz sein, um sich frei bewegen zu können. Außerdem sollte in diesem Saal auch das Buffet stehen, an dem sich die Gäste problemlos bedienen können. In dem anderen Saal muss eine große Tanzfläche mit ausreichender Beleuchtungsmöglichkeit vorhanden sein. Des Weiteren benötigt er Platz für den DJ, seine Turntables, Verstärker und Mischpult, eventuell kann man ein Podest aufstellen. Außerdem sollte es einen großen Außenhof mit Sitzmöglichkeiten geben, auf dem sich die Gäste aufhalten können. Optimal wäre auch eine Outdoorbar, die die Gäste, zum Beispiel die Raucher, mit Getränken versorgt. Ein großer Parkplatz sollte vorhanden sein so wie ausreichende Beleuchtung. Der Veranstaltungsort sollte natürlich über ausreichende Sicherheitsvorherkehrungen, wie Notausgänge, Fluchtpläne und Feuerlöscher, sowie genügend sanitäre Anlagen verfügen. Eine kleine, gemütliche Chill-Out Area wäre optimal. Technisches Equipment Ausreichende Beleuchtung, Wandlampen, Chronenleuchter, Beleuchtung Draußen und Drinnen, sowie Scheinwerfer und Spots für eine wirkungsvolles und beeindruckende Atmosphäre. Eine herunterfahrbare Leinwand wäre toll, um zum Beispiel Fotos der Schulzeit per Beamer ausstrahlen zu können. Genügend Lautsprecherboxen, sowie Mikrofone sollten auch vorhanden sein. Speisen und Getränke/Cateringservive Separat kann man sich um einen Caterer kümmern, der ein preisgünstiges, aber vielseitiges und schmackhaftes Menü anbietet, wenn es keinen eigenen Service vom Locationanbieter gibt, oder nicht beansprucht werden möchte. Es sollte auch immer eine vegetarische Variante pro Gang angeboten werden (Vor-, Haupt- und Nachspeise). Am spätem Abend kann noch mal ein Kuchen- bzw. Snackbuffet angerichtet werden, mit Speisen, die zum Beispiel von den Schülern/Freunden und/oder deren Angehörige zubereitet und gespendet werden. Für alle Gäste gibt es eine Speise- und Getränkekarte, mit allen Gerichten und Getränken, die zur Auswahl stehen. Eine ausreichende Getränkeauswahl ist wichtig. Auch hier sollten die Gäste zwischen einem großzügigen Angebot auswählen können, welches auch alkoholfreie Getränke beinhaltet. Zum Empfang empfiehlt sich ein Glas Sekt, Alternativen sind Sekt mit Orangensaft, Wasser oder Saft. Zum Essen eignet sich besonders Wein, rot oder weiß, außerdem gängige Getränke wie Bier, Saft und Wasser. Das Servicepersonal steht stets zu Verfügung, um Getränkebestellungen aufzunehmen und diese zu bringen. Die Vorspeise, traditionell eine leichte Suppe mit Brot, wird am Tisch serviert. Das Hauptmenü, sowie Desserts wird an einer Seite des Raumes als Self-Service- Buffet aufgebaut. Bei guten Wetter kann man auch ein BBQ anbieten. Personal Auf ein großzügiges Personal sollte nicht verzichtet werden, um alle Wünsche der Gäste erfüllen zu können. Dazu gehören Köche, Barkeeper, Kellner, eventuell Security, Empfang und Garderobier. Ein Reinigungsuntrnehmen- oder Personal ist wichtig, damit es während der gesamten Veranstaltung immer sauber bleibt. Für die Party sollte ein erfahrener und kostengünstiger DJ engagiert werden, mit dem man im Vorfeld die Playlist beziehungsweise das Set und das Programm absprechen sollte. Der DJ sollte auch Musikwünsche, die sich während der Veranstaltung ergeben, berücksichtigen. Wichtig für die Walzer-Tanzeinlage ist ein passendes Stück in gutem Klang! Dekoration Hier kann ein Florist, oder ein Dekorationsunternehmen engagiert werden, mit dem Wünsche und Vorstellungen zur Gestaltung des Saales und der einzelnen Bereiche abgesprochen wird; sowie Tischdeko, Blumengestecke, Tischdecken, Speise- und Tischkarten und Girlanden. Als Alternative kann auch die Klasse selbst ihre Kreativität und künstlerisches Talent unter Beweis stellen. Dies wäre die preiswerte, aber aufwändigere Variante. Für die Gestaltung der Einladungskarten und Speisekarten, sowie der komplette Programmablauf sollten möglichst identische und einheitliche Farben, Schriftarten und Größen verwendet werden. Auch kann ein ein Abschlussheft, mit rückblickenden Fotos und Steckbriefen entworfen und an jeden Gast verschenkt werden. ProgrammgestaltungZu Beginn werden alle Gäste vom Personal mit einem Glas Sekt begrüßt. Anschließend werden die Gäste nach einer Kurzen Orientierungs- und Plauderpause zu ihren Plätzen gebeten, an denen Sie die Speisekarte und den Programmablauf finden.Das Eröffnungswort hat der Schuldirektor, der alle Gäste freundlich begrüßt und eine kurze Einführung gibt. Anschließend werden die Zeugnisse einzeln verteilt. Die Schüler sollten aber schon im Vorfeld ihre Noten wissen, um Enttäuschungen und Tränenausbrüche zu vermeiden. Auch die Schüler können einen eigenen Programmpunkt entwerfen und vortragen. Hier kann bei Bedarf ein individuelles, spannendes und überraschendes Programm der Schüler gestaltet werden. Die Schüler können in kleinen Gruppen nach Vorne treten und Reden halten, über ihre Erfahrungen, Erinnerungen und besondere Ereignisse. Es können lustige Gedichte und Reime vorgetragen werden; vielleicht für jeden Fachlehrer ein kreiertes, lustiges Gedicht. Nach dem Redeteil gibt es eine kurze Pause. Anschließend spielt die Schulband zwei bis drei Songs, am Besten mit Bezug zur Schule, oder Selbstkomponiertes. Wenn es eine Theatergruppe gibt, kann diese ein passendes Stück, dass eventuell extra eingeübt wurde, vorführen. Diese Beiden Programmpunkte sorgen für Abwechslung, Spaß und lockern die Atmosphäre. Im Anschluss wird das Buffet vom Schulleiter eröffnet. Hier sollte eine Reihenfolge eingehalten werden, oder die Gäste in Grüppchen aufgeteilt werden, um Chaos zu vermeiden. Nach dem Essen folgt der Eröffnungswalzer. Hier tanzt jeder Abiturient mit einem Elternteil. Für einen klangvollen, schönen Abend sorgt die Party, bei der alle tanzen und feiern können, oder einfach gemütlich sitzen und reden. Für den kleinen Hunger gibt es im Nebensaal ein Cafe und Kuchenbuffet. Beispiel - Programmablauf:16 Uhr: Sektempfang für Schüler, Freunde, Familie und Lehrer 16.30 Uhr: Platzverteilung der Gäste 17 Uhr: Begrüßungswort des Schulleiters und Erläuterung des Programmablaufs 17.10 Uhr: Rede des Schuldirektors und des Klassenlehrers 17.30 Uhr: Zeugnisvergabe, bei der jeder einzelne Schüler das Podest betritt 17.50 Uhr: Programm der Schüler 18.15 Uhr: Pause 18.30 Uhr: Livedarbietung der Schulband 18.45 Uhr:Theateraufführung der Theater-AG 19 Uhr: Eröffnung des Buffets 20 Uhr:Walzertanzen der Schüler und Eltern 20.30 Uhr: After-Show Party mit DJ und Dancefloor 21 Uhr: Kuchen und Snack Buffet 01 Uhr: offizielles Ende der Veranstaltung Wichtig:Man braucht eine klare Struktur des Ablaufs und der Organisation, sowie eine Übersicht über das zu Verfügung stehende Budget. Fragen zur Versicherung, wenn während der Veranstaltung etwas passiert, sollten geklärt werden. Die GEMA muss informiert werden.Bevor es zu einer festen Auswahl der Location kommt, sollten sich verschiedene Räumlichkeiten im Vorfeld angeschaut werden, zur Hilfe kann ein Stärken-Schwächenprofil angelegt werden. Steht soweit alles fest, sollte ein Probelauf des Programms, sowie Sound- und Lichtcheck durchgeführt werden. Und nicht vergessen: Ihr seid nicht die Ersten, die einen Abiball veranstalten, erkundigt euch auch bei älteren Geschwistern und euren Vorgänger-Abiturienten. Viel Erfolg & viel Spaß! |
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